[백서] 구글 스프레드시트 협업 시 필수 팁

구글은 구글 문서 도구(Docs, Sheet, Slide)에서 협업시 생산성을 높이기 위하여 많은 노력을 기울이고 있습니다. 지난 2021년 5월 19일자 구글이 발표한 ‘Google Workspace의 공동 협업 작업을 위한 혁신-스마트 캔버스’ 내용에서 자세한 구글의 로드맵을 엿볼 수 있습니다.

이에 일환으로 2022년 12월8일자 구글이 스프레드시트에 새롭게 추가한 내용 (스프레드시트에 ‘드롭다운 스마트 캔버스 칩’ 추가) 을 정리하였습니다.

스프레드시트에서는 이미 협업시 필요한 데이터 확인 (Data Validation) 기능을 제공하고 있습니다.

데이터 확인 기능은 특히 한 시트를 가지고 여러 공동 작업자들과 협업 작업시 매우 유용한 기능입니다. 협업자가 실수로 잘못된 데이터 입력을 막기위해서 사전에 입력 규칙을 미리 지정하여 이 규칙대로 입력이 되도록 하는 기능입니다.

예) 한 셀에 데이터 입력시 2022년01월 01일부터 2022년 12월31일 값만 입력을 허용하게 규칙을 지정하면, 이 날짜 범위를를 벗어나는 날짜를 입력할 수 없습니다.

이 데이터 확인에 ‘드롭다운’ 기능이 추가 되었습니다.

이 드롭다운 기능은 ‘스마트 캔버스’ 칩 형태로 제공되고 있습니다. 시트에서 스마트 칩을 사용하는 방법은 한 셀에서 ‘@’ 를 입력하면 시트가 스마트하게 필요한 칩 목록을 보여주고 여기서 필요한 칩을 선택하면 됩니다.

<셀에서 ‘@’ 입력 후 ‘드롭다운’ 선택>

<드롭다운 리스트 목록 만들기> <셀에서 드롭다운 목록에서 선택하기>

스프레드시트 사용하여 공동 협업 작업시 발생할 수 있는 가상 시나리오입니다. 이 상황에 맞게 아래에서 언급한 스프레드시트 기능들을 적절히 활용하기 위한 설명입니다.

나는 영업부 부장입니다. 영업부에는 5명이 있습니다.
내가 작성한 Sales Report 시트를 팀원 5명에게 공유하여 공동 작업을 하고자 합니다.
멤버들 중 일부는 스프레드시트 작성에 익숙치 않기 때문에, 중요한 데이터를 실수로 잘 못 변경이 되지 않도록 하고자 합니다.
멤버들이 수정 또는 삭제한 한 모든 기록은 모두 유지되어야 합니다.
멤버 중에 누군가가 시트를 수정하거나 변경을 하게 되면 나한테 자동으로 알림 메시지가 전달이 되어야 합니다
시트에 있는 모든 내용을 멤버들이 수정 또는 입력을 할 수 있으나, 일부 중요한 데이터는 보기만 가능하고 수정을 못하도록 해야 할때가 있습니다.
멤버중에 일부는 시트 내용을 볼 수 만 있고 수정은 할 수 없으며, 스프레드시트 내의 일부 민감한 정보가 있는 시트는 일부 멤버들은 볼 수 없도록 해야 합니다.
시트에는 이미지도 삽입하여 멤버들간에 공유가 될 수 있도록 해야 합니다.
Sales Report 가 완성이 되면 그래프 차트로 회사 내부 사이트에 게시되어 전 직원들이 볼 수 있어야 합니다.

Google 스프레드시트는 단일 사용자를 위한 기능들뿐만 아니라 공동 협업 작업을 위해서 필요한 기능들을 제공하고 있습니다. 위에서 언급한 비즈니스 케이스가 Google 스프레드시트를 사용해야만 하는 좋은 예입니다.